Blog: Een Externe Vertrouwenspersoon inschakelen? Waarom en waarvoor?

Uit onderzoek is gebleken dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon zeer effectief is in het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Ook werd geconstateerd dat slechts iets meer dan de helft van de bedrijven een (externe) vertrouwenspersoon heeft aangesteld. Zonde, want het is bewezen dat een vertrouwenspersoon werkt in het bestrijden van ongewenste omgangsvormen Ongewenst gedrag kan namelijk veel leed veroorzaken, zoals stress, beschadiging van medewerkers, conflict escalatie, ziekteverzuim en verloop.

Waarom een Externe Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen & Integriteit?
De Arbowet verplicht bedrijven/organisaties tot het voorkomen dan wel beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder ongewenste omgangsvormen vallen.
Naast de wettelijke verplichting is het een zaak van goed werkgeverschap en van goed bestuur maatregelen te nemen om ongewenst gedrag te voorkomen. Het leidt tot welzijn, goed imago, verhoogde arbeidsproductiviteit, motivatie, loyaliteit en effectieve samenwerking.
Indien u een bedrijf/of organisatie heeft waar 50 medewerkers werkzaam zijn of meer (dit is incl. stagiaires, uitzendkrachten, vrijwilligers, zzp’ers ect., dan bent u als organisatie verplicht volgens de per 1 juli 2016 in werking getreden Wet voor Klokkenluiders een Integriteitsbeleid te voeren.
Een integer werkklimaat is voor een bedrijf/organisatie een kwaliteitsaspect. Niet-integer handelen kan grote schade aanrichten aan uw bedrijf/organisatie en aan uw medewerkers.
Het kan onder meer leiden tot economische schade, oneerlijke concurrentie, milieu- en gezondheidsrisico’s, ziekteverzuim, onrust op de werkvloer, verkwisting en reputatieschade.

Waarvoor kun je bij een Externe vertrouwenspersoon terecht?
Bij een vertrouwenspersoon kunnen medewerkers terecht als zij er alleen niet meer uitkomen en van mening zijn dat hun probleem niet in eerste instantie met de leidinggevende of met collega’s kan worden opgelost.
Ook kunnen medewerkers veilig hun vermoedens uitspreken als zij misstanden bespeuren in de organisatie.

Taken vertrouwenspersoon
• Vertrouwelijkheid/geheimhoudingsplicht en anonimiteit zijn een eis.
• Het opvangen van werknemers met vertrouwelijke informatie en hulp en advies bieden.
• Het zoeken naar een oplossing, zowel in informele sfeer als de melder te informeren over andere oplossingsmogelijkheden, waarbij de melder altijd de regie behoud, tenzij er strafbare feiten aan de orde zijn.
• Indien gewenst begeleiding bij klachtenprocedures.
• Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.
• Adviseren en ondersteunen van het management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.

De rol van vertrouwenspersoon is intern vaak moeilijk te combineren met andere functies.
Een interne vertrouwenspersoon die binnen de organisatie meerdere ”petten” op heeft kan daardoor de “schijn wekken” onvoldoende neutraal te zijn. Daarom is het een goede optie een externe vertrouwenspersoon in te schakelen. Samenwerking tussen een interne contactpersoon en een Externe Vertrouwenspersoon is voor een bedrijf een optimale combinatie.

Dit artikel is geschreven door Trix van Rijn – Sillen van ’t Eiland.